補助金・助成金の事務処理

補助金・助成金の事務処理

補助金・助成金が目的どおり的確に使われていることを明確にするため、証憑書類などを整理・保存しておくことは非常に重要です。

申請書類に記載された費用と、それに対応する領収書などを分かりやすく整理しておく必要があります。

特に領収書については、しっかり保存しておかないと費用が適切に処理されたかがわかりません。

また、「○万円以上の物品購入には、複数の見積書の提出」が必要の場合が多いので、注意しておいてください。

補助事業と通常業務を分けておくと良い

領収書や請求書は、通常の取引のものとは一緒にせず、当該事業用に取引先に別々にきってもう方が、混乱せずによいと思います。

例えば、通常の日常業務で使用するコピー用紙と、補助事業で使用するコピー用紙を同時に購入した場合などは、通常使用分と補助事業用で、別々に領収書や請求書を分けたほうがよいのです。

また、助成機関からの指導がなくても、当該補助金・助成金専用の口座を開設し、資金の流れをわかりやすく明確にしておくとよいでしょう。

補助事業が終わると、必ず助成機関の検査がありますので、検査のときに担当者にわかりやすく、いらぬ疑義を生じさせないようにすることが大切です。